規定やマニュアルを要約

ジーニアルAIの要約機能を使えば、ページ数が多い規定やマニュアルの内容を効率的にまとめ、重要な情報にすばやくアクセスできます。

今回は、内部統制評価手続でジーニアルAIを活用する方法をご紹介します。

要約機能とカテゴリー機能を併用することで、業務の効率化を実現します。

手順

1. 書類をインポート
   統制環境の理解で入手した社内規定や、整備状況評価で入手した業務マニュアルをジーニアルAIにインポートします。
   
2. 証憑ファイルのカテゴリーを設定
   インポートしたファイルのカテゴリーを「未完了」に設定することで処理の進捗を管理します。
   1. ジーニアルAIの[≡]から、［証憑一覧］を選択
      
      
   2. カテゴリーを追加したい証憑にチェックを入れ、 カテゴリー指定 >［＋新しいカテゴリーを追加する］の順に選択
   3. カテゴリー名に「未完了」を入力し、［✓］を選択
   4. ［適用］を選択
3. 要約条件を指定して要約開始
   要約する観点や抽出条件を設定し、要約処理を実行します。
   例えば、「特定の条項」に関する情報を抽出するなどのカスタマイズが可能です。
   1. ［≡］から、［証憑画像確認］を選択
       
   2. 要約したい証憑ファイル名をクリックし、［要約する］を選択
      
      
   3. 要約方法を確認し、［実行］を選択
      
4. 要約結果を活用
   要約結果をExcelシートにコピーしたり、キーワード検索で特定の条項を閲覧したりして文書化します。
   
   
5. カテゴリーを更新

   作業が完了した書類のカテゴリーを「完了」に変更することで、未完了の作業を視覚的に管理できます。

   1. [] をクリック、ステータスを「未完了」から「完了」へ変更する。
      

   2. 未完了のファイルを視覚的に把握しやすくなります。
      
      

※ 証憑カテゴリー機能を使用した進捗管理も併せてご参照ください。

ジーニアルAIの強み

ジーニアルAIを使えば、要約機能により 全ページに目を通さなくても、必要な情報を素早く見つけられます。

また、［具体的な条件］を指定することで、要約する観点を指定したり、特定の条件に合致する情報を抽出したりできます。

これらの機能を活用することで、AIの力を借りて日常的なレビュー業務の時間と手間を削減できます。

• 自動要約
  文書の内容を解析し、重要な箇所を抽出して要約します。

• 要約条件設定
  どの観点から要約するか、どんな情報を抽出するかなどの条件をカスタマイズできます。

また、ジーニアルAIには、証憑管理を効率化するためのカテゴリー機能があります。

この機能を使えば、証憑をカテゴリーで検索したり、突合結果をカテゴリーごとにフィルタ/出力できるので便利です。

• 分類
  インポートした証憑を「請求書」「納品書」などのカテゴリーで整理できます。
• 突合結果をフィルタ/出力
  突合結果をカテゴリーごとに確認したり、カテゴリーごと列ごとにExcelシートへ出力したりできます。
• 簡単な操作
  証憑一覧画面でカテゴリーを一括設定したり、検索機能やフィルタ機能で必要な証憑を素早く分類できます。
  
• 柔軟な編集
  カテゴリー名や色の編集、不要なカテゴリーの削除も直感的に操作可能です。