ジーニアルAIの要約機能を使えば、ページ数が多い規定やマニュアルの内容を効率的にまとめ、重要な情報にすばやくアクセスできます。
内部統制評価手続でジーニアルAIを活用する方法をご紹介します。
要約機能とカテゴリー機能を併用することで、業務の効率化を実現します。
ジーニアルAIはページ数が多い規定やマニュアルの内容をまとめてくれます。
手順
- 書類をインポート
統制環境の理解で入手した社内規定や、整備状況評価で入手した業務マニュアルなどをインポートします。 - 証憑ファイルのカテゴリーを設定
インポートしたファイルのカテゴリーを「未完了」に設定することで進捗を管理します。- ジーニアルAIの[≡]から、[証憑一覧]を選択
- カテゴリーを追加したい証憑にチェックを入れ、 カテゴリー指定 >[+新しいカテゴリーを追加する]の順に選択
- カテゴリー名に「未完了」を入力し、[✓]を選択
- [適用]を選択
- ジーニアルAIの[≡]から、[証憑一覧]を選択
- 要約
要約する観点や抽出条件を設定し、要約を実行します。
例えば、「特定の条項」に関する情報を抽出するなどのカスタマイズが可能です。- [≡]から、[証憑画像確認]を選択
- 要約したい証憑ファイル名をクリックし、[要約する]を選択
- 要約方法を確認し、[実行]を選択
- [≡]から、[証憑画像確認]を選択
- 要約結果を活用
要約結果をExcelシートにコピーしたり、キーワード検索で特定の条項を閲覧したりして文書化します。 - カテゴリーを更新
作業が完了した書類のカテゴリーを「完了」に変更することで、作業進捗を視覚的に管理できます。
[
] をクリック、ステータスを「未完了」から「完了」へ変更する。
未完了のファイルを把握しやすくなります。
※ 証憑カテゴリー機能を使用した進捗管理も併せてご参照ください。
機能の特長
このように、ジーニアルAIを使えば、要約機能により 全ページに目を通さなくても、必要な情報を素早く見つけられます。
また、[具体的な条件]を指定することで、要約する観点を指定したり、特定の条件に合致する情報を抽出したりできます。
これらの機能を活用することで、AIの力を借りて日常的なレビュー業務の時間と手間を削減できます。
自動要約:文書の内容を解析し、重要な箇所を抽出して要約します。
要約条件設定:どの観点から要約するか、どんな情報を抽出するかなどの条件をカスタマイズできます。
また、ジーニアルAIには、証憑管理を効率化するためのカテゴリー機能があります。
この機能を使えば、証憑をカテゴリーで検索したり、突合結果をカテゴリーごとにフィルタ/出力できるので便利です。
- 分類:インポートした証憑を「請求書」「納品書」などのカテゴリーで整理できます。
- 突合結果をフィルタ/出力:突合結果をカテゴリーごとに確認したり、カテゴリーごと列ごとにExcelシートへ出力したりできます。
- 簡単な操作:証憑一覧画面でカテゴリーを一括設定したり、検索機能やフィルタ機能で必要な証憑を素早く分類できます。
- 柔軟な編集:カテゴリー名や色の編集、不要なカテゴリーの削除も直感的に操作可能です。
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